Error en la fijación de precios y presupuestos en pymes industriales

El que vamos a tratar en este artículo, es un error extendido en casi la totalidad de las Pymes cuya actividad es industrial. Es decir, que transforman la materia prima que compran mediante procesos productivos en los que la mano de obra tiene cierto protagonismo. Hablamos de empresas dedicadas a las instalaciones eléctricas, a la fontanería, la carpintería, cerrajería y otras industrias en las que, insistimos, la materia prima y la mano de obra directa tienen un peso importante en el escandallo o composición del precio.

Los años de experiencia en consultoría para pequeñas y medianas empresas, nos demuestran que la práctica habitual (y errónea) entre estas empresas a la hora de fijar el precio de sus productos o realizar el correspondiente presupuesto, es la siguiente...

¿Cómo calculan ERRÓNEAMENTE muchas Pymes el precio de sus productos o servicios?

1º) Incremenan a las materias primas o mercancías un porcentaje sobre su precio de coste

2º) El tiempo de mano de obra que estiman imputar al producto o servicio lo tasan a precio de mercado

Con esto, las empresas consideran que el porcentaje que incrementan a las materias primas, sumado al margen que les dejará el precio de la mano de obra, será suficiente para obtener un beneficio.

Pongamos un ejemplo para una empresa que tiene que calcular el precio de un producto que tiene que fabricar, cuyas materias primas valen 100 €, el precio por hora de un trabajador está en ese gremio a 25 €/hora y ese producto tiene un tiempo de fabricación de 1 hora (fabricado por un trabajador solo). También hay que decir que la empresa tiene un coste salarial de 12 € por hora y trabajador.

PRESUPUESTO DE LA EMPRESA:

1º) Materias primas: 100 +30% =  130 €.
2º) Mano de obra:     25 * 1 hr.  =    25 €.
TOTAL PRECIO PRODUCTO =         155 €.

La empresa supone que de la materia prima obtiene un margen de 30 € y de la mano de obra obtiene otro margen de 13 € (recordemos que el coste salarial era de 12 € y cada hora se cobra a 25 €). Así pues, la empresa considera que con 30 € + 12 € = 42 € puede cubrir todos los costes generales que quedan por contemplar (electricidad, material de oficina, telefonía, amortizaciones, servicios de asesorías y un largo etc.), más un beneficio que debe ser satisfactorio.

¿Por qué está mal este sistema de cálculo?

Básicamente, por los siguientes motivos:

1) PORQUE NO ES CLARO

El empresario que utiliza este sistema está intentando obtener un cierto margen de las materias primas y otro margen de la mano de obra.... y con la suma de esos márgenes intenta cubrir otras dos cosas: los costes generales (que por cierto, no conocerá el promedio que tiene la empresa) y su beneficio.

En resumen, intenta obtener margen de 2 conceptos para cubrir otros 2 conceptos cuya cuantía ni siquiera conoce.


2) PORQUE ES ARBITRARIO

¿Qué garantiza que el margen que obtiene de las materias primas y de la mano de obra puedan cubrir los costes generales y el beneficio exigido?. La respuesta es NADA. Podría ser que la empresa tuviera beneficios o que tuviera pérdidas.
 
En resumen, el empresario, con esta forma de calcular el precio de sus productos o servicios tiene un comportamiento arbitrario y estimativo, obviando sus costes generales y el beneficio que debe exigir a su empresa.

3) PORQUE ES INCOMPLETO

Las empresas suelen obviar un coste que no es directo pero si es variable (es un porcentaje del beneficio) conocido de antemano: se trata del Impuesto sobre Sociedades (o IRPF en el caso de autónomos).

En el caso de que la empresa calcule sus precios con el sistema anterior y obtuviera beneficios (por ejemplo, por tener unos costes generales que lo permitieran), estos se verían disminuidos por el impuesto correspondiente que, a buen seguro, no se habrá incluido en los costes generales, puesto que es variable, dependerá del beneficio y no se sabe su cuantía en euros (solo se sabe el porcentaje).

¿Cómo calcular CORRECTAMENTE el precio de los productos o servicios?

1º) Se considera el precio de coste de las materias primas del producto o servicio (100 € para el ejemplo que se va a exponer)

2º) Se considera el precio de coste de otros costes directos como transportes o comisiones por comercialización (0 € para el ejemplo que se va a exponer)

3º) Se considera la cantidad de costes generales* a imputar a un producto, teniendo en cuenta el tiempo que se tarda en producir una unidad y considerando el promedio de costes generales para un año (se obtiene una cifra proporcional pensando en las horas que se trabajan al día y los días que se trabajan al mes y los meses que se trabajan al año)

* Por ejemplo, considerando que 10 trabajadores hacen una jornada de trabajo de 7 horas netas durante 20 días al mes y 11 meses de trabajo, tendríamos un total de 10 * 7 * 20 * 11 = 15.400 horas / año. Si por otro lado consideramos 50.000 € de costes generales al mes x 12 meses tendríamos 600.000 €. Por lo tanto, 600.000 € / 15.400 horas = 38,96 € de costes generales por hora y trabajador. Si algún empresario está pensando que este precio por hora es excesivo para ofrecer a un cliente, entonces debería pensar en reducir sus costes generales, puesto que esto constituye una prueba irrefutable.

4º) Se considera el porcentaje de Impuesto que se pagará por el beneficio que deja cada producto (25 % sobre el margen, para el ejemplo que se va a exponer)

5º) Se considera el porcentaje de margen o beneficio (10% sobre el precio final para el ejemplo que se va a exponer) que exigimos por cada producto

Con todo ello, ya podemos ponerlo en una hoja de cálculo y obtener el precio mínimo a cobrar por cada producto. Pongamos el ejemplo de la empresa y producto que hemos utilizado anteriormente en este artículo:

Si comparamos el precio mínimo de venta que indica esta tabla, es de 158,81 € que, frente a los 155 € que se habían presupuestado con el método tradicional, nos aclara que el producto se hubiera vendido 3,81 € por debajo de lo óptimo. Tengamos en cuenta que para una producción de 1.000 productos o servicios tendríamos un déficit de 3.810 € en un mes.

Si observamos las fórmulas, vemos cómo la última es ciertamente difícil de intuir y calcular, puesto que es el resultado de una ecuación que requiere un planteamiento y un desarrollo algo complicado.

Para los que tengan curiosisdad por el origen de la fórmula, puede resumirse así:

PrecioVenta = CosteTotal + ImpuestoSoc. + Margen
PrecioVenta - CosteTotal - ImpuestoSoc. - Margen = 0
PrecioVenta - CosteTotal - %Impuesto * %Margen * PrecioVenta - %Margen x PrecioVenta = 0
PrecioVenta (1 - %Impuesto * %Margen - %Margen)  = CosteTotal
PrecioVenta = CosteTotal / (1- %Impuesto * %Margen - %Margen)
... que es justamente la fórmula que podíamos ver en la hoja de cálculo:
=G44/(1-F45*F46-F46)

Vista la complejidad de obtener esta fórmula, es comprensible que los empresarios tengan cierta aversión a explorar este método de cálculo, pero una vez que acabamos de ofrecer dicha fórmula, es muy fácil aplicarla, ya sea mediante una hoja de cálculo o con una calculadora.

Lo que es indiscutible es que, de esta forma, el empresario garantiza que el producto o servicio no se está vendiendo por debajo del coste y además se reserva un beneficio que puede exigir según sus preferencias, posibilidades o necesidades. En otras palabras, este método de cálculo genera y muestra el precio mínimo al que debe venderse el producto, atendiendo a los costes y circunstancias de la empresa y también al beneficio exigido por el empresario.


Muchos empresarios de pymes industriales aplican sistemas inadecuados excusándose en el hecho de que al cliente no pueden presentarle un presupuesto con un precio / hora que esté fuera de mercado, pero aquí no estamos discutiendo la forma de presentar un presupuesto (esta puede ser muy variada y podremos ajustarla a lo que "queremos que vea el cliente"). Lo que es incuestionable es que hay que presupuestar y fijar precios basándonos en datos y conociendo nuestro margen.

Por último, comentar que el cuadro de mando económico-financiero témporaCM, entre otras muchas cosas, proporciona al empresario la cifra de costes generales (fijos/indirectos por simplificación) de su empresa, cifra básica para poder imputarlos por el método explicado en este post o por otro más o menos simplificado, según el tamaño y necesidades de la empresa.

Además, lo hace de forma resumida, detallada e incluso con informes de costes generales por departamentos:

7 Formas de analizar la información económico-financiera

Cuando necesitamos hacer un dashboard o cuadro de mando para el control de gestión de una empresa, es necesario decidir varias cosas fundamentales respecto de los informes finales que este contendrá. Tenemos que decidir, entre otras cosas...

• ¿Qué información vamos a representar?. Tendremos que elegir aquellos indicadores y ratios relevantes para la toma de decisiones
• ¿Qué disposición y tamaño tendrá la información a lo largo y ancho del informe?. Deberá transmitir claridad y orden
• ¿Qué tipo de análisis es conveniente para cada tipo de información?. Debemos combinar entre sí los datos y la información para que adquieran un significado superior a lo que expresan cuando no están combinados

En torno a este último punto vamos a construir este artículo. Es decir, en torno a la pregunta de ¿cómo podemos combinar la información en un cuadro de mando para facilitar su análisis y posterior toma de decisiones por parte de la gerencia de una empresa?.

Vamos a analizar siete formas de hacerlo (evolución, comparación, estructura, tendencia, simulación, relación y ubicación) y para muchas de ellas nos vamos a ayudar gráficamente del cuadro de mando económico - financiero témporaCM, el cual contiene cinco de esas formas de análisis.

EVOLUCIÓN

Una de las formas más básicas de representación y análisis de la información económico - financiera es la disposición de los datos de forma que expresan evolución a lo largo del tiempo. Hay que tener en cuenta que el tiempo es un factor fundamental en los hechos económico - contables de una empresa.

Mediante la interpretación de la evolución de simples cifras (ingresos, costes, resultados, etc.) podemos descubrir qué está ocurriendo en la realidad de una empresa detectando cambios bruscos, desviaciones continuadas e inadecuadas al alza o a la baja, la estacionalidad, etc. De todo ello podemos obtener conclusiones sobre la idoneidad de algunas políticas y gestiones que se llevan a cabo en la empresa.

Por último, indicar que es fundamental decidir la frecuencia con la que se muestra la información. Hablando de control de gestión, la periodicidad mensual debe ser la reina. Tan solo para algunos indicadores y ratios propios del largo plazo es suficiente una revisión trimestral o semestral.

COMPARACIÓN

Nos referimos en este caso a comparar "frente a frente" dos datos que, normalmente, uno de ellos representa a la realidad de lo que ha ocurrido y el otro dato representa un dato relevante para la gestión. Estos podrían ser algunos ejemplos:

• Comparar los costes reales vs. costes presupuestados
• Comparar las ventas reales vs. ventas de un período anterior
• Comparar la producción real vs. producción del punto de equilibrio
• Comparar el ratio de fondo de maniobra vs. el ratio ideal teórico

Y aquí... una imagen con varios ejemplos de datos comparados (gráfico combinado de columnas - línea y comparación de porcentajes de un período y de otro anterior):

 

.. y un ejemplo más, que compara un ratio con el ideal (representado por la escala de colores de un gráfico velocímetro)....

En las comparaciones, si trabajamos con datos del tipo "stock" (datos de balance), es conveniente trabajar con promedios, especialmente si las magnitudes son muy volátiles (como pueda ser un saldo de tesorería).

ESTRUCTURA

La representación de la información económico - financiera mediante la estructura (o composición de las partes de un todo) es conveniente para magnitudes muy estables (promedios o estadísticos muy fiables al estar formados por conjuntos de datos de muestras muy amplias).

Un ejemplo podría ser la estructura de costes de una empresa, representada mediante un gráfico circular o también llamado de tarta. Otro ejemplo podría ser la representación del escandallo (distribución de costes y márgenes en el precio de un producto):

TENDENCIA

La tendencia es el patrón de comportamiento que tienen una serie de datos. No siempre un gráfico que expresa evolución nos aclara las cosas. Por ejemplo, a veces no podemos discernir claramente si los valores una serie de datos tienden al alza o a la baja. Sin ir más lejos, en el anterior punto "EVOLUCIÖN" hemos mostrado un gráfico que no evidenciaba demasiado la tendencia de los datos. Sin embargo, basta con agregar una línea de tendencia para aclararlo todo:

La tendencia también se puede utilizar de forma extrapolada para que se convierta en pronóstico (Excel lo permite de una forma muy fácil):

Es evidente que en economía de la empresa, los pronósticos de este tipo hay que utilizarlos con sumo cuidado.

SIMULACIÓN

La simulación o análisis de sensibilidad se utiliza para saber ¿qué pasaría si....?. De hecho , también se le llama análisis "What if...".

Partiendo de la formulación de un modelo (como puede ser el modelo coste-volumen-beneficio o punto de equilibrio) se hace cambiar una de las variables exógenas para averiguar qué resultado arrojaría la variable endógena.

Una aplicación a la empresa podría ser la simulación de un descenso de un 30% de las ventas y un recorte de los costes fijos de un 5%, para averiguar cómo afectarían esos cambios a los beneficios. En la siguiente imagen vemos la situación de partida....

... y en esta otra la situación con las disminuciones de ventas  y costes....

Viendo en esta segunda imagen cómo los recortes en costes fijos son a todas luces insuficientes para mantener un margen neto inicial del 6,10 %. Además y de esta forma, la empresa entra en déficit con un -0,55% respecto de la producción.

RELACIÓN

Otra posible forma de combinar la información para su posterior análisis es relacionar parejas de dimensiones de una tabla - origen de datos. Dicho así parece complejo, pero si decimos que eso es lo mismo que hacer una tabla dinámica, muchos lectores ya sabrán de qué estamos hablando.

Para entender esto mejor, pondremos un ejemplo. Imaginemos la siguiente tabla original:

Con ella (aunque no imposible), sería difícil saber rápidamente la cantidad de quesos que hay repartidos por cada almacén (las unidades y los almacenes son dos "dimensiones" en esta tabla). Sin embargo, si construimos una tabla dinámica con Excel, todo estará mucho más claro:

UBICACIÓN

Esta es una forma especial de representar y analizar la información. Se utiliza en ocasiones muy concretas, cuando la geografía es algo relevante para el análisis. A veces, las empresas están organizadas por divisiones internacionales, provincias, comarcas, etc.

En estos casos, no resulta una mala idea plasmar la información numérica en un mapa

Para terminar, diremos que una misma información puede ser combinada de varias formas para ser analizada posteriormente, pero debemos buscar aquella que exprese de forma más intuitiva, clara y rápida aquello que queremos transmitir.

La información bien representada evidencia lo que hay más allá de unos simples números

Redefinición práctica de los costes indirectos

En una empresa, los costes indirectos suponen un verdadero problema, puesto que son uno de los grandes culpables de la incertidumbre con la que muchos empresarios tienen que gestionar su empresa (económica y financieramente hablando).

El hecho de que una empresa tenga reconocidos y controlados sus costes indirectos, tiene como objetivo poder utilizar esa información para varias cuestiones, entre las que está la posibilidad de saber el precio que tiene que cobrar por sus productos o servicios. Así pues, necesitamos una teoría sólida que sea capaz de establecer con claridad siempre si un coste es indirecto o no. 

 

Por lo tanto, para avanzar con este tema, debemos apresurarnos a definir qué son los costes indirectos en una empresa.

Definición ortodoxa de "coste indirecto"

Considerando como "objeto de coste" protagonista (objetivo de estudio) en una empresa todo aquello relacionado con la fabricación de los productos o la prestación de los servicios a los que se dedica la compañía (es decir, los centros de beneficio), un coste se considera indirecto cuando no se puede determinar qué producto o servicio es el que lo causa.

Para aquellos lectores que conocen y usan el término "costes generales" tenemos que decir que son los equivalentes a los costes indirectos. Lo único reseñable es que el término "coste general" no responde a ningún tipo de clasificación ortodoxa de los costes. En otras palabras, es una expresión que se utiliza de forma coloquial.

Ejemplo 1

Un ejemplo claro de coste indirecto es la compra y consumo de un ambientador para las oficinas de una empresa que se dedica a la distribución de tres tipos de bebidas: cervezas, aguas minerales y refrescos. ¿Qué centro de beneficio o línea de producto ha tenido la "culpa" de que la empresa haya tenido que comprar un ambientador para las oficinas?. La respuesta es evidente. Ninguna línea de productos de los que distribuye la empresa ha causado ese coste. Es más, si ese coste no se hubiera producido, la compañía podría haber seguido desempeñando su actividad sin problemas. Por lo tanto, se dice que ese coste tiene una relación "indirecta" con sus centros de beneficio (líneas de bebidas que distribuye la empresa).

Otros ejemplos de costes indirectos

Para la empresa del ejemplo 1, otro coste indirecto sería una comisión cobrada por una entidad financiera en concepto de transferencia bancaria (las típicas comisiones bancarias), puesto que también es evidente que no se puede atribuir a ninguna de las tres líneas de negocio la obligación de pagar tal comisión.

Otro coste indirecto, sería el pago mensual por un servicio de alarma que la empresa pueda tener instalado. La empresa del ejemplo 1 podría seguir distribuyendo sus bebidas sin tener que pagar un servicio de alarma y, por lo tanto, ese coste NO está relacionado directamente con los centros de beneficio.

¿En la práctica es todo tan sencillo?

Imaginemos (siguiendo con la empresa distribuidora de tres tipos de bebidas) el coste que supone el mozo de almacén que tiene en nómina la empresa. ¿Es este gasto un coste indirecto, según lo visto hasta ahora?. La respuesta, a priori, debería ser "NO". El motivo es que el coste del sueldo de un mozo de almacén sí está directamente relacionado con la distribución de las bebidas. Sin él, la empresa no puede desempeñar su actividad.

Pero, ¿para qué le sirve a la empresa considerar este coste como directo si no puede cuantificarlo?. Lo que queremos decir es que no es posible saber la cantidad exacta de sueldo del mozo de almacén que va destinada a cada botella de bebida y, ni siquiera a cada línea de negocio. Es materialmente muy difícil e incluso podríamos decir que imposible, determinar el tiempo que el trabajador le dedica a cada centro de beneficio y, mucho más difícil, a cada botella.

En definitiva, este coste, que se postulaba en principio como un coste claramente directo, en la práctica no puede ser considerado así y por lo tanto la empresa necesita establecer un sistema por el cual pueda "estimarse" la cantidad de coste que es justo asignar a la línea de cervezas, a la de aguas minerales y a la de refrescos. Esta estimación, se llama "imputación" (atribución de una responsabilidad o "culpa" a algo o a alguien) y será tratada en otro post.

Redefinición práctica de "costes indirectos

Así las cosas y para la practica real en las empresas, un coste indirecto debemos redefinirlo como aquel que cumple alguna de estas condiciones:

• O bien no se puede determinar qué objeto de coste (centro de coste, centro de beneficio, producto, servicio, etc.) lo causa
• ... O bien no se puede cuantificar de forma exacta la parte de coste que corresponde a cada objeto de coste (centro de coste, centro de beneficio, producto, servicio, etc.)

Si algún coste de nuestra empresa está en alguno de los dos casos anteriores, debemos considerarlo como un coste indirecto y determinar para él un sistema de imputación con algún criterio lógico y adecuado.

Convirtiendo costes indirectos en costes directos

También es posible que se dé el caso de un coste que para una misma empresa pueda ser indirecto o directo, según algunas circunstancias modificables por la gerencia.

 

Es el caso, por ejemplo, de los costes en concepto de consumo eléctrico de una empresa que fabrica tres tipos de calzado y cada uno de ellos se produce en una cadena de montaje distinta. En principio, los costes de consumo eléctrico son indirectos a efectos prácticos, puesto que la empresa no sabe con exactitud la cantidad de electricidad (dentro de una factura global de consumo eléctrico) que se destina a las cadenas de montaje.

Ahora bien, si la gerencia de la empresa decide implementar en sus instalaciones unos contadores eléctricos capaces de saber el consumo dedicado a cada cadena de montaje, este coste se convierte en coste directo para esta empresa, puesto que además de ser un coste directamente relacionado con la producción de la empresa, se puede cuantificar exactamente para cada centro de beneficio (en este caso, cada cadena de montaje) y por extensión para cada unidad producida en él (bastaría dividir entre las unidades de obra producidas).

Abrimos una ventana al mundo del control de gestión

Iniciamos este blog con mucha ilusión y con la esperanza de llegar a todos aquellos profesionales y empresas que necesitan en su desempeño diario de los conocimientos relativos al control de gestión.

Para este cometido, entenderemos el control de gestión como el eslabón que hay entre los resultados económicos que tiene una empresa y las decisiones que cotidianamente han de tomar sus responsables para mejorarlos. De esta forma, el control de gestión enlaza la información numérica o gráfica presentada en un informe con las decisiones que hay que tomar sobre procesos físicos y reales que se producen en la compañía (producir, empaquetar, contabilizar, transportar, etc.).

Es decir, no se trata solo de establecer o implantar en una empresa todo un sistema de control de costes que nos diga que los costes directos han sufrido una desviación en un mes determinado. Además de ello, es necesario conocer los posibles motivos de esa desviación, investigarlos, tomar decisiones para solucionar la desviación y tener un sistema de información que posibilite tener un feedback sostenible en el tiempo para evitar nuevas desviaciones.

Nuestro deseo es que estos comentarios sirvan como declaración de intenciones de cara a los contenidos que llenarán este blog: la teoría es necesaria, pero todavía es más importante llevarla a la práctica tomando las decisiones que se consideren correctas y haciéndolas efectivas.

Para el desarrollo de este blog, volcaremos en él toda la experiencia y conocimientos adquiridos durante más de diez años al servicio de muchas pymes con labores que van desde la contabilidad hasta la consultoría en control de gestión, pasando por la dirección financiera.

Aprovecharemos también nuestro saber hacer en materia de cuadros de mando y desarrollo de aplicaciones en Excel para que los contenidos tengan un soporte o hilo conductor. Este será el cuadro de mando económico - financiero témporaCM, el cual proporcionará la imagen y el aspecto práctico de muchas de las nociones que expondremos en este blog.

José Manuel Pomares