Cuando necesitamos hacer un dashboard o cuadro de mando para el control de gestión de una empresa, es necesario decidir varias cosas fundamentales respecto de los informes finales que este contendrá. Tenemos que decidir, entre otras cosas...
- ¿Qué información vamos a representar?. Tendremos que elegir aquellos indicadores y ratios relevantes para la toma de decisiones
- ¿Qué disposición y tamaño tendrá la información a lo largo y ancho del informe?. Deberá transmitir claridad y orden
- ¿Qué tipo de análisis es conveniente para cada tipo de información?. Debemos combinar entre sí los datos y la información para que adquieran un significado superior a lo que expresan cuando no están combinados
En torno a este último punto vamos a construir este artículo. Es decir, en torno a la pregunta de ¿cómo podemos combinar la información en un cuadro de mando para facilitar su análisis y posterior toma de decisiones por parte de la gerencia de una empresa?.
Vamos a analizar siete formas de hacerlo (evolución, comparación, estructura, tendencia, simulación, relación y ubicación) y para muchas de ellas nos vamos a ayudar gráficamente del cuadro de mando económico - financiero témporaCM, el cual contiene cinco de esas formas de análisis.
EVOLUCIÓN
Una de las formas más básicas de representación y análisis de la información económico - financiera es la disposición de los datos de forma que expresan evolución a lo largo del tiempo. Hay que tener en cuenta que el tiempo es un factor fundamental en los hechos económico - contables de una empresa.
Mediante la interpretación de la evolución de simples cifras (ingresos, costes, resultados, etc.) podemos descubrir qué está ocurriendo en la realidad de una empresa detectando cambios bruscos, desviaciones continuadas e inadecuadas al alza o a la baja, la estacionalidad, etc. De todo ello podemos obtener conclusiones sobre la idoneidad de algunas políticas y gestiones que se llevan a cabo en la empresa.
Por último, indicar que es fundamental decidir la frecuencia con la que se muestra la información. Hablando de control de gestión, la periodicidad mensual debe ser la reina. Tan solo para algunos indicadores y ratios propios del largo plazo es suficiente una revisión trimestral o semestral.
Nos referimos en este caso a comparar "frente a frente" dos datos que, normalmente, uno de ellos representa a la realidad de lo que ha ocurrido y el otro dato representa un dato relevante para la gestión. Estos podrían ser algunos ejemplos:
- Comparar los costes reales vs. costes presupuestados
- Comparar las ventas reales vs. ventas de un período anterior
- Comparar la producción real vs. producción del punto de equilibrio
- Comparar el ratio de fondo de maniobra vs. el ratio ideal teórico
Y aquí... una imagen con varios ejemplos de datos comparados (gráfico combinado de columnas - línea y comparación de porcentajes de un período y de otro anterior):
.. y un ejemplo más, que compara un ratio con el ideal (representado por la escala de colores de un gráfico velocímetro)....
En las comparaciones, si trabajamos con datos del tipo "stock" (datos de balance), es conveniente trabajar con promedios, especialmente si las magnitudes son muy volátiles (como pueda ser un saldo de tesorería).
ESTRUCTURA
La representación de la información económico - financiera mediante la estructura (o composición de las partes de un todo) es conveniente para magnitudes muy estables (promedios o estadísticos muy fiables al estar formados por conjuntos de datos de muestras muy amplias).
Un ejemplo podría ser la estructura de costes de una empresa, representada mediante un gráfico circular o también llamado de tarta. Otro ejemplo podría ser la representación del escandallo (distribución de costes y márgenes en el precio de un producto):
TENDENCIA
La tendencia es el patrón de comportamiento que tienen una serie de datos. No siempre un gráfico que expresa evolución nos aclara las cosas. Por ejemplo, a veces no podemos discernir claramente si los valores una serie de datos tienden al alza o a la baja. Sin ir más lejos, en el anterior punto "EVOLUCIÖN" hemos mostrado un gráfico que no evidenciaba demasiado la tendencia de los datos. Sin embargo, basta con agregar una línea de tendencia para aclararlo todo:
La tendencia también se puede utilizar de forma extrapolada para que se convierta en pronóstico (Excel lo permite de una forma muy fácil):
Es evidente que en economía de la empresa, los pronósticos de este tipo hay que utilizarlos con sumo cuidado.
SIMULACIÓN
La simulación o análisis de sensibilidad se utiliza para saber ¿qué pasaría si....?. De hecho , también se le llama análisis "What if...".
Partiendo de la formulación de un modelo (como puede ser el modelo coste-volumen-beneficio o punto de equilibrio) se hace cambiar una de las variables exógenas para averiguar qué resultado arrojaría la variable endógena.
Una aplicación a la empresa podría ser la simulación de un descenso de un 30% de las ventas y un recorte de los costes fijos de un 5%, para averiguar cómo afectarían esos cambios a los beneficios. En la siguiente imagen vemos la situación de partida....
... y en esta otra la situación con las disminuciones de ventas y costes....
Viendo en esta segunda imagen cómo los recortes en costes fijos son a todas luces insuficientes para mantener un margen neto inicial del 6,10 %. Además y de esta forma, la empresa entra en déficit con un -0,55% respecto de la producción.
RELACIÓN
Otra posible forma de combinar la información para su posterior análisis es relacionar parejas de dimensiones de una tabla - origen de datos. Dicho así parece complejo, pero si decimos que eso es lo mismo que hacer una tabla dinámica, muchos lectores ya sabrán de qué estamos hablando.
Para entender esto mejor, pondremos un ejemplo. Imaginemos la siguiente tabla original:
Con ella (aunque no imposible), sería difícil saber rápidamente la cantidad de quesos que hay repartidos por cada almacén (las unidades y los almacenes son dos "dimensiones" en esta tabla). Sin embargo, si construimos una tabla dinámica con Excel, todo estará mucho más claro:
Esta es una forma especial de representar y analizar la información. Se utiliza en ocasiones muy concretas, cuando la geografía es algo relevante para el análisis. A veces, las empresas están organizadas por divisiones internacionales, provincias, comarcas, etc.
En estos casos, no resulta una mala idea plasmar la información numérica en un mapa
Para terminar, diremos que una misma información puede ser combinada de varias formas para ser analizada posteriormente, pero debemos buscar aquella que exprese de forma más intuitiva, clara y rápida aquello que queremos transmitir.
La información bien representada evidencia lo que hay más allá de unos simples números
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